شركة وطنية بحاجة لسكرتارية او مساعدة مدير مكتب للعمل بالدمام

المهام والواجبات:

تنظيم العمل، وسياسته داخل المكتب.
توزيع البريد الالكتروني العام على موظفي الأقسام المختلفة.
استقبال المكالمات الهاتفية وتحويلها على القسم المختص.
تحديد مواعيد المقابلات، واجتماعات المدير، وفقاً لجدول أعماله.
ترتيب وتنظيم الملفات، والمستندات المختلفة التي تقوم عليها أعمال الإدارة.
استقبال الرسائل الكتابية، والمكالمات، والفاكسات، ورسائل البريد الإلكترونيّ، وعرضها على المدير في أوقات محددة، والرد عليها.
حضور الاجتماعات، وتدوين الملاحظات، والنتائج التي توصل إليها الاجتماع....

المهام والواجبات:

تنظيم العمل، وسياسته داخل المكتب.
توزيع البريد الالكتروني العام على موظفي الأقسام المختلفة.
استقبال المكالمات الهاتفية وتحويلها على القسم المختص.
تحديد مواعيد المقابلات، واجتماعات المدير، وفقاً لجدول أعماله.
ترتيب وتنظيم الملفات، والمستندات المختلفة التي تقوم عليها أعمال الإدارة.
استقبال الرسائل الكتابية، والمكالمات، والفاكسات، ورسائل البريد الإلكترونيّ، وعرضها على المدير في أوقات محددة، والرد عليها.
حضور الاجتماعات، وتدوين الملاحظات، والنتائج التي توصل إليها الاجتماع.
التواصل مع الأقسام المختلفة، والتأكد من تنفيذ القرارات الإداريّة بالشكل المتّفق عليه.
تقديم التقارير الدورية للمدير عن متابعة العمل والعاملين، وخاصة الموظفين الجدد، والتأكد من سير أعمالهم بالطريقة الصحيحة، ومدى فعاليتهم في أداء عملهم.
عرض الاقتراحات والشكاوي المقدمة من الموظفين والدوائر المختلفة على المدير.
الترحيب بالضيوف والعملاء.

الشروط والمؤهلات والمهارات المطلوبة:

شهادة جامعية وخبرة لاتقل عن عامين.
درجة عالية من القدرة على إدارة المهام المتعددة في نفس الوقت.
مهارات الاتصال الكتابية والشفهية.
النزاهة والكفاءة المهنية.
إجادة مايكروسوفت أوفيس.
القدرة على إدارة الوقت وتنظيم جداول المقابلات والاجتماعات.
ذاكرة حسنة للاحتفاظ بأي معلومات شفهية لتبليغها لاحقاً.
امتلاك مهارات تنظيمية جيدة لحفظ وأرشفة الملفات.
دقة الملاحظة وسرعة البديهة للتعامل في المواقف الحرجة.
شخصية قوية وقيادية وموثوقة.

ملاحظات:
هذه الوظيفة متاحة للاناث فقط.
الرجاء ارسال السيرة الذاتية على البريد الالكتروني:
Newjobgroup2021@gmail.com